Wyobraź sobie taką sytuację: masz za kilka dni wystąpić przed zarządem i zaczynasz szukać w internecie inspiracji. Trafiasz na poradniki, oglądasz kilka filmów na YouTube. Wszędzie powtarza się ten sam zestaw rad – minimum tekstu, żadnych wykresów, tylko duże zdjęcia i metafory wizualne. Brzmi rozsądnie, więc stosujesz. Rezygnujesz z tabel, zamiast wykresu dajesz jedną dużą liczbę.

I potem slajdy wyglądają pięknie, ale prezentacja okazuje się klapą.

Nie chodzi o to, że rada, którą zastosowałeś/zastosowałaś, była zła. Chodzi o to, że była przeznaczona dla zupełnie innego kontekstu niż Twój.

 

Skąd bierze się ta niezgodność

Zdecydowana większość porad o prezentacjach w internecie dotyczy wystąpień konferencyjnych – styl TED, duża scena, setki ludzi, efekt, emocja, czasem rozrywka. Właśnie takie prezentacje są najbardziej widoczne. Trafiają na YouTube, są rozpisywane w artykułach, stają się punktem odniesienia dla całej branży.

Tyle że w praktyce – przynajmniej na podstawie kilkuset warsztatów, które prowadziłem – zdecydowana większość prezentacji nie odbywa się na dużych scenach. Odbywa się w małych salach konferencyjnych: przed szefem, przed współpracownikami, przed zarządem, który chce zobaczyć liczby i konkretne wnioski, a nie metaforę wizualną z Unsplash.

Prezentacja konferencyjna i prezentacja biznesowa to dwa różne gatunki, rządzące się innymi prawami. Jedną chcesz zachwycić i zainspirować. Drugą – przekonać i ułatwić podjęcie decyzji. Kiedy zasady jednego gatunku mieszasz z drugim, efekt jest taki, że zarząd patrzy na slajd z wielką liczbą i pyta: „Okej, ale co z tego wynika?”

 

Gdzie tkwi właściwy problem

Nie chodzi o to, że prezentacje biznesowe powinny być przeładowane danymi. Chodzi o właściwy balans między ogółem a szczegółem – i to jest jedna z najtrudniejszych rzeczy do opanowania, bo ten balans jest inny dla każdej organizacji, każdego odbiorcy i każdego celu spotkania.

Menedżer, który co tydzień przegląda raporty z pełnym P&L, będzie zdezorientowany, jeśli dostanie slajd z jedną liczbą bez kontekstu. Z kolei klient na wstępnym spotkaniu sprzedażowym nie potrzebuje danych z pięciu zakładek w Excelu – potrzebuje zobaczyć, że rozumiesz jego problem i masz pomysł na rozwiązanie.

Odpowiedź na pytanie „ile szczegółu?” leży zawsze po stronie odbiorcy, niewiele tu pomogą ogólne porady z internetu.

 

Jak się do tego zabrać

Zanim zaczniesz pracować nad jakąkolwiek prezentacją, warto sprawdzić, co już działa w danym środowisku. Jeśli pracujesz w dużej organizacji, zazwyczaj istnieje jakiś standard – może nie jest idealny, pewnie nie jest, ale jest sygnałem, czego ta kultura oczekuje. Nie rób rewolucji. Zrób lepszą wersję tego, do czego ludzie są przyzwyczajeni.

To samo dotyczy prezentacji dla zewnętrznych klientów. Dobrym punktem wyjścia jest pytanie: jak zazwyczaj wyglądają materiały w tej branży, w tej firmie? Co klient widywał do tej pory i do czego jest przyzwyczajony?

I wreszcie – najważniejsze – zanim w ogóle zaczniesz projektować slajdy, odpowiedz sobie na pytanie: czego ta konkretna audiencja oczekuje od tego konkretnego spotkania? Co musi z niego wynieść, żeby uznać je za wartościowe? Na warsztaty przychodzą do mnie ludzie z gotowymi zasadami wyczytanymi z internetu, które próbują stosować bez zastanowienia się, czy pasują do ich sytuacji. To najczęstszy błąd, który widzę – szukanie jednej uniwersalnej recepty, podczas gdy recepty są tak różne jak konteksty, w których prezentujemy.

Porady z internetu traktuj jak materiał źródłowy, nie instrukcję obsługi. Bierz z nich to, co pasuje do twojego kontekstu, i odpuszczaj resztę – nawet jeśli brzmi przekonująco.

Prezentacje konferencyjne i biznesowe to dwa osobne światy. Im wcześniej to zrozumiesz, tym mniej czasu stracisz na dopasowywanie cudzych szablonów do własnych potrzeb.

 

Nasza specjalizacja: prezentacje biznesowe

W Studio Prezentacji zajmujemy się właśnie głównie tym drugim światem – biznesowym. Tworzymy prezentacje dla firm każdego dnia i regularnie szkolimy z tego tematu zespoły z różnych branż, od finansów po produkcję, w Polsce i za granicą. Przez ponad 15 lat pracy z klientami korporacyjnymi – takimi jak NBCUniversal, ING, Credit Agricole, Pru, PZU, Jeronimo Martins i wiele innych – nauczyliśmy się jednej rzeczy: nie ma dwóch takich samych kontekstów, bo każda organizacja, każdy dział i każde spotkanie rządzą się innymi oczekiwaniami. Dlatego zamiast uczyć gotowych szablonów, uczymy myślenia o tym, czego konkretni odbiorcy potrzebują w konkretnej sytuacji.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak wygląda to w praktyce, zajrzyj do naszych szkoleń z prezentacji TUTAJ>.

 

Piotr Garlej